誤解を招く言葉を避けてメールを書く

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【誤解を招く言葉を避けてメールを書く】のページです。メールはお互いの表情が見えない分、その中で使う言葉は慎重に選ばなくてはいけません。とくに否定的な言葉は誤解を招きやすいので注意が必要です。

否定的な言葉をメールで使わない

メールは使う言葉によっては、思わぬ誤解を生むことがあります。

ひとつの言葉に対する重みは人によって様々。こちらが軽い気持ちで使った何気ない言葉に対して、相手が過剰に反応してしまうことはよくあることです。

よくメールは気軽なコミュニケーションツールだと思われがちですが、自分の気持ちを間違いなく伝えるためには、相手の知識、経験、性格などを十分考慮したうえで、適切な言葉を使って文章を表現していく必要があります。

たしかにメールは便利なツールですが、その一方で文字を中心としたコミュニケーションしか取れないため、直接あって話をするよりも厄介な一面があるのも事実です。

実際、相手と直接会って話をする場合でも、その話の内容は70%くらいしか相手に伝わらないとされています。このため私たちは、その残りの30%くらいを表情や体の動きを使って何とか相手に伝えようと努力します。

しかし、メールの場合はどうでしょうか。当然のことながら、表情や体の動きを使って言葉の内容を補うことはできません。このため大抵の人は、絵文字などを使って工夫を加え、文章だけでは伝え切れない部分を補おうとするわけです。

さすがにビジネスメールで絵文字を使うことは少ないですが、恋人や友人、自分の家族に送るメールの場合、大抵の人たちは、こうした装飾を文章に施しています。

正直、それくらい自分の気持ちを文章だけで相手に伝えるのは、難しいことなのかもしれませんね。普段、気軽に使っているメールも、自分の気持ちを正確に相手に伝えようとすると結構大変なものです。

とはいえ、大好きな彼には、変な誤解が生じないように、できるだけ自分の気持ちを正確に伝えたいですよね。

そのためには、最初に言ったように相手に対する細かな配慮や、慎重な文章表現が必要になります。言葉の使い方、文章の間隔や量、絵文字の使い方に至るまで、気を配らなければならないことはたくさんあると思います。

中でも否定的な言葉は、相手の誤解を生みやすいため、あまりメールでは使わない方が無難です。

とくに、「できない」、「無理」、「不可能」、などの否定的な言葉は、ストレートに使うと、相手が深刻に受け止めてしまう場合が多いので注意してください。

まぁ、本音は無理なものは無理だとハッキリ言いたいところですが、そのようにあからさまに否定するのはオススメできません。それよりも、ある程度遠まわしに否定した方がよいと思います。その方が、相手に対する気遣いが感じられますし、否定的な言葉を含んだメールの内容も少しは優しくなります。

たとえば、「考えてみたけど…ごめんね‥やっぱり無理みたい」、「ガンバってみたけど…やっぱり出来そうにないわ‥ごめんね」など、「考える」「ガンバる」といった肯定的な意味を持つ言葉を否定的な言葉の先頭に持ってくるだけで、相手のこちらに対する印象は格段によくなります。

それともうひとつ。相手を誹謗・中傷するような言葉にも注意が必要です。

とくに他人の悪口は、軽い気持ちでメールで書かない方が無難ですよ。悪口はそれを読む人の気分を害しますし、そのまま本人に転送される危険もあります。たとえ冗談でも、他人の悪口をメールで送るのは止めましょう。

何度も言いますが、メールは顔が見えない分、こちらに悪気がなくても思わぬ誤解を招くことが多いので、その中で使う言葉には注意が必要です。

相手にメールを送る前に、誤解を受けるような言葉が使われていないかどうか、一度チェックしてからメールを送信するとよいでしょう。

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